Polityka prywatności Mivare Sites. Twoje dane, nasze obowiązki.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych opisanych w tej Polityce jest MIVARE GROUP PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Krasnobrodzie (22-440 Krasnobród; pełny adres siedziby jest ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym), wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001268091, NIP 9223092251, REGON 545767254, działająca pod marką Mivare Sites, dalej „Mivare”.

Kontakt w sprawach danych osobowych: hello@mivaregroup.com albo pisemnie na adres siedziby ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Inspektor ochrony danych nie został wyznaczony.

2. Zakres Polityki

Polityka dotyczy danych, o których celach i sposobach przetwarzania decyduje Mivare w związku z usługą Mivare Sites: danych osób zakładających Konto firmy i korzystających z Aplikacji (Użytkowników), osób wskazanych do rozliczeń, osób kontaktujących się z obsługą oraz danych technicznych związanych z korzystaniem z Aplikacji.

Polityka nie dotyczy danych, które firma (Klient) wprowadza do Aplikacji o swoich klientach, obiektach, pracownikach, brygadach, podwykonawcach i innych osobach — w tym ewidencji obecności i czasu pracy wraz z położeniem urządzenia przy rozpoczęciu i zakończeniu pracy — ani danych przekazywanych przez klientów firmy w publicznych funkcjach Aplikacji (status realizacji, stan ochrony przeciwpożarowej, akceptacje). Administratorem tych danych jest firma, a Mivare przetwarza je wyłącznie w jej imieniu, na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych Mivare Sites (MWS-LEG-003). Osoby, których te dane dotyczą, powinny kierować żądania do firmy; jeżeli żądanie trafi do Mivare, Mivare przekaże je firmie.

Pojęcia pisane wielką literą mają znaczenie nadane im w Regulaminie usługi Mivare Sites (MWS-LEG-001).

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

• Rejestracja, prowadzenie Konta firmy i świadczenie usługi (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, jeżeli został podany, stanowisko, język, ustawienia konta): art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec osoby zawierającej Umowę, a wobec pozostałych Użytkowników art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w świadczeniu usługi Klientowi. Dane przechowujemy przez czas trwania Umowy i do usunięcia Konta firmy na zasadach Regulaminu.
• Uwierzytelnianie i bezpieczeństwo (hasło w postaci skrótu, dane uwierzytelniania dwuskładnikowego, historia logowań i nieudanych prób logowania, adres IP, dziennik zdarzeń w Aplikacji): art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes w ochronie Aplikacji i danych. Dziennik zdarzeń jest przechowywany przez okres ustawiony przez Klienta, od 30 do 180 dni (domyślnie 90 dni); pozostałe dane — do usunięcia konta Użytkownika.
• Zapis akceptacji dokumentów (wersja dokumentu, data, adres IP): art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO — wykazanie zawarcia Umowy. Przechowujemy przez czas trwania Umowy i do upływu okresu przedawnienia roszczeń.
• Rozliczenia, płatności i faktury (dane firmy, numer VAT UE i wynik jego sprawdzenia w systemie VIES, adres e-mail do rozliczeń, historia płatności): art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Dokumenty rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Obsługa zgłoszeń, reklamacji i korespondencji: art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO. Przechowujemy do zakończenia sprawy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń, nie dłużej niż 3 lata od ostatniego kontaktu.
• Wiadomości serwisowe dotyczące usługi (bezpieczeństwo, zmiany dokumentów, płatności, przerwy techniczne): art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO. Nie wysyłamy Użytkownikom informacji handlowych bez odrębnej zgody.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, do upływu okresu przedawnienia.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta i korzystania z usługi. Dane Użytkowników innych niż osoba zakładająca konto przekazuje Administrator konta.

4. Odbiorcy danych

• OVH Sp. z o.o. (grupa OVHcloud) — infrastruktura serwerowa i poczta elektroniczna, centra danych w Unii Europejskiej — jako podmiot przetwarzający.
• Stripe Payments Europe, Limited (Irlandia) — obsługa płatności Subskrypcji. Stripe otrzymuje nazwę firmy, adres e-mail do rozliczeń, kraj, język i techniczne oznaczenie konta; dane karty Administrator konta wpisuje bezpośrednio na stronie Stripe, a Mivare ich nie otrzymuje ani nie przechowuje. W zakresie danych płatniczych, zapobiegania oszustwom i własnych obowiązków prawnych Stripe działa jako odrębny administrator na podstawie własnej polityki prywatności, a w pozostałym zakresie — jako podmiot przetwarzający. Stripe nie otrzymuje Danych Klienta.
• Komisja Europejska (system VIES) — sprawdzenie numeru VAT UE Klienta z innego państwa Unii Europejskiej, w celu ustalenia sposobu opodatkowania.
• Profesjonalni doradcy (prawni, podatkowi, księgowi) związani obowiązkiem poufności — w zakresie niezbędnym do obsługi rozliczeń i spraw prawnych.
• Organy publiczne — wyłącznie gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Mivare nie sprzedaje danych osobowych i nie udostępnia ich w celach marketingowych.

5. Usługi zewnętrzne

Aplikacja nie wczytuje w przeglądarce Użytkownika żadnych zasobów z serwerów innych niż Mivare. Mapy obiektów i realizacji są rysowane z danych przechowywanych na serwerze Mivare, bez zewnętrznych serwisów mapowych. Czcionki, ikony i biblioteki Aplikacji są ładowane z serwera Mivare.

Kursy walut Aplikacja pobiera po stronie serwera z publicznych tabel Narodowego Banku Polskiego i Europejskiego Banku Centralnego; zapytania nie zawierają danych osobowych.

Aplikacja nie korzysta z narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących.

6. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Aplikacja używa wyłącznie plików cookie niezbędnych do jej działania, które nie wymagają zgody:

• sesyjny plik cookie Aplikacji (nazwa zaczynająca się od „MIVARE”) — utrzymanie zalogowanej sesji, a na stronach publicznych (status realizacji, stan ochrony przeciwpożarowej, akceptacje) — utrzymanie dostępu po weryfikacji; usuwany po zamknięciu przeglądarki lub wylogowaniu; niedostępny dla skryptów, przesyłany wyłącznie połączeniem szyfrowanym;
• mw_td — zapamiętanie zaufanego urządzenia po uwierzytelnieniu dwuskładnikowym, na życzenie Użytkownika; ważny 30 dni;
• mw_viewport — szerokość ekranu, pozwalająca dopasować układ Aplikacji do urządzenia; ważny 12 miesięcy; nie zawiera danych identyfikujących.

W pamięci przeglądarki (localStorage) Aplikacja zapisuje wyłącznie stan rozwinięcia menu bocznego; nie jest on przesyłany do serwera.

Pliki cookie można usunąć w ustawieniach przeglądarki; ich zablokowanie uniemożliwia zalogowanie się do Aplikacji.

7. Położenie urządzenia

Aplikacja odczytuje położenie urządzenia wyłącznie wtedy, gdy Użytkownik rejestruje rozpoczęcie albo zakończenie pracy w ewidencji obecności i zezwoli na to w przeglądarce. Zapisywane jest jedno położenie przy każdej z tych czynności; Aplikacja nie śledzi położenia w tle ani między tymi czynnościami. Dane te są Danymi Klienta i należą do zakresu Umowy powierzenia.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Mivare przetwarza dane opisane w Polityce na serwerach w Unii Europejskiej. Stripe, jako operator płatności, może przekazywać dane rozliczeniowe do podmiotów ze swojej grupy, w tym Stripe, Inc. w Stanach Zjednoczonych, na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework) oraz standardowych klauzul umownych. Inne przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy nastąpi wyłącznie z zastosowaniem mechanizmu zgodnego z rozdziałem V RODO, po uprzedniej aktualizacji Polityki.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Ci prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Żądania prosimy kierować na adres hello@mivaregroup.com. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania; w uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO, o czym poinformujemy.

Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa) albo do organu nadzorczego w państwie członkowskim Unii Europejskiej swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca naruszenia.

10. Zautomatyzowane decyzje

Mivare nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających. Automatyczne zawieszenie dostępu po bezskutecznych próbach płatności wynika z Warunków płatności i dotyczy Klienta jako przedsiębiorcy; decyzję można w każdej chwili wyjaśnić z obsługą.

11. Bezpieczeństwo

Mivare stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności szyfrowanie połączeń, przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótu kryptograficznego, uwierzytelnianie dwuskładnikowe, logiczne oddzielenie danych każdej firmy, rejestrowanie zdarzeń i kopie zapasowe. Szczegółowy opis zawiera Umowa powierzenia (MWS-LEG-003).

12. Zmiany Polityki

Polityka jest aktualizowana przy zmianie sposobu przetwarzania danych, odbiorców lub przepisów. O istotnych zmianach informujemy Administratorów kont pocztą elektroniczną i w Aplikacji. Aktualna wersja jest dostępna pod adresem https://mivaregroup.com/pl/legal/sites/privacy/

Polityka jest udostępniana w siedmiu wersjach językowych; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska. Polityka obowiązuje od 1 października 2026 r.