Regulamin Mivare Space. Jasne zasady pracy z aplikacją.

§ 1. Usługodawca i zakres Regulaminu

Usługodawcą jest MIVARE GROUP PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Krasnobrodzie, KRS 0001268091, NIP 9223092251, REGON 545767254, działająca pod marką Mivare Space, dalej „Mivare”. Spółka jest wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy KRS; kapitał akcyjny wynosi 1 000 zł. Adres do korespondencji pisemnej: adres siedziby ujawniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Marka Mivare Space nie jest odrębną stroną umowy.

Regulamin określa zasady świadczenia usługi Mivare Space drogą elektroniczną, w tym warunki zawarcia i rozwiązania umowy, prawa i obowiązki stron oraz zasady odpowiedzialności. Regulamin jest regulaminem w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Kontakt w sprawach usługi, rozliczeń i reklamacji: support@mivarespace.com. Kontakt w sprawach ochrony danych osobowych: hello@mivaregroup.com.

§ 2. Definicje

• Aplikacja: oprogramowanie Mivare Space udostępniane przez przeglądarkę internetową i telefon w modelu usługi (SaaS), służące do prowadzenia remontów i wykończeń wnętrz.
• Klient: przedsiębiorca prowadzący działalność remontową, wykończeniową, projektową lub pokrewną, który zarejestrował Konto firmy i zawarł Umowę.
• Użytkownik: osoba fizyczna, której Klient nadał dostęp do Konta firmy (właściciel, pracownik, współpracownik).
• Administrator konta: właściciel Konta firmy, czyli osoba, która założyła je w Aplikacji. Zarządza Kontem firmy, Użytkownikami i Subskrypcją; wyłącznie Administrator konta uruchamia i opłaca Subskrypcję, rezygnuje z niej, wypowiada Umowę i eksportuje wszystkie Dane Klienta.
• Konto firmy: wydzielona przestrzeń Klienta w Aplikacji, obejmująca jego dane, Użytkowników i ustawienia.
• Osoby zewnętrzne: osoby, którym Klient udostępnia funkcje publiczne Aplikacji, czyli klienci Klienta, zaproszeni przez Klienta architekci i projektanci oraz osoby działające w imieniu partnerów B2B Klienta (np. biur nieruchomości zlecających remonty).
• Dane Klienta: wszystkie dane, w tym dane osobowe, wprowadzone do Aplikacji przez Klienta, Użytkowników albo Osoby zewnętrzne korzystające z funkcji publicznych Aplikacji.
• Okres próbny: bezpłatny okres korzystania z Aplikacji po rejestracji.
• Subskrypcja: odpłatne korzystanie z Aplikacji po Okresie próbnym, na zasadach Warunków płatności.
• Umowa: umowa o świadczenie usługi Mivare Space zawarta między Mivare a Klientem na zasadach Regulaminu i dokumentów wymienionych w § 3.

§ 3. Dokumenty tworzące Umowę

Umowę tworzą łącznie następujące dokumenty, dostępne pod stałymi adresami w bibliotece dokumentów Mivare Group, w formie strony internetowej i pliku PDF:

• Regulamin usługi Mivare Space (MSP-LEG-001): https://mivaregroup.com/pl/legal/space/terms/
• Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych Mivare Space (MSP-LEG-003): https://mivaregroup.com/pl/legal/space/dpa/
• Warunki płatności Mivare Space (MSP-LEG-004): https://mivaregroup.com/pl/legal/space/payment-terms/
• Poziom usług Mivare Space, SLA (MSP-LEG-005): https://mivaregroup.com/pl/legal/space/sla/

Zasady przetwarzania danych, dla których Mivare jest administratorem, opisuje Polityka prywatności Mivare Space (MSP-LEG-002): https://mivaregroup.com/pl/legal/space/privacy/

W razie sprzeczności pierwszeństwo ma: umowa indywidualnie uzgodniona na piśmie lub w formie elektronicznej; w sprawach ochrony danych osobowych Umowa powierzenia; w sprawach płatności Warunki płatności; w sprawach poziomu usług SLA; w pozostałym zakresie Regulamin.

§ 4. Charakter usługi

Aplikacja służy do organizacji pracy firmy remontowo-wykończeniowej: prowadzenia projektów, lokali i pomieszczeń, postępu zdjęciowego, rzutów z obrysami pomieszczeń i znacznikami, wyborów materiałów i wyposażenia z wariantami i decyzjami klienta, biblioteki inspiracji, rozmów w projekcie, zadań i harmonogramu, ewidencji obecności i czasu pracy, materiałów, magazynu, zakupów, dostawców i podwykonawców, wycen, kosztów i rentowności realizacji, odbiorów, usterek i gwarancji, współpracy z architektami i partnerami B2B oraz raportów zarządczych. Aktualny zakres funkcji jest widoczny w Aplikacji.

Aplikacja jest narzędziem zarządczym. Nie jest systemem księgowym, systemem fakturowania ani urządzeniem fiskalnym: nie wystawia faktur ani paragonów wywołujących skutki podatkowe, nie przesyła dokumentów do Krajowego Systemu e-Faktur ani do innych systemów administracji i nie zastępuje ksiąg, ewidencji ani dokumentacji wymaganych prawem, w szczególności dokumentacji wymaganej przepisami prawa budowlanego. Obowiązki podatkowe, księgowe, ewidencyjne i wynikające z prawa budowlanego pozostają po stronie Klienta.

Dokumenty generowane przez Aplikację (np. wyceny, zestawienia wyborów, protokoły odbioru, karty czasu pracy) mają charakter informacyjny i organizacyjny. Klient odpowiada za ich treść, kompletność i sposób wykorzystania, w tym za ceny i parametry wariantów przedstawianych klientom.

Aplikacja jest przeznaczona do prowadzenia działalności gospodarczej. Z usługi korzystają wyłącznie przedsiębiorcy, a osoba rejestrująca Konto firmy oświadcza, że działa w imieniu i na rzecz przedsiębiorcy i jest do tego umocowana. Jeżeli bezwzględnie obowiązujące przepisy przyznają Klientowi będącemu osobą fizyczną uprawnienia konsumenta, przepisy te mają pierwszeństwo przed postanowieniami Regulaminu.

Aplikacja zawiera asystentkę Mivi, która na podstawie danych z Aplikacji przygotowuje podsumowania, w szczególności tego, co wydarzyło się od ostatniej wizyty Użytkownika, i odpowiada na pytania Użytkowników dotyczące tych danych. Asystentka działa w dwóch krokach: najpierw Administrator konta włącza ją dla Konta firmy (co oznacza zgodę Klienta na udział jej dostawcy jako podprocesora na zasadach Umowy powierzenia), a następnie każdy Użytkownik sam włącza ją albo wyłącza dla swojego konta; w obu krokach jest domyślnie wyłączona. Asystentka przetwarza wyłącznie dane, do których dany Użytkownik ma dostęp. Podsumowania i odpowiedzi przygotowuje usługa sztucznej inteligencji dostawcy wskazanego w Umowie powierzenia; mają one charakter pomocniczy, mogą być niepełne lub nieścisłe i nie zastępują danych źródłowych, które Klient weryfikuje przed podjęciem decyzji.

Korzystanie z asystentki podlega limitom użycia ustalanym przez Mivare dla Konta firmy proporcjonalnie do opłaty za Subskrypcję, w szczególności co do liczby i długości zapytań w danym czasie; Aplikacja informuje o zbliżaniu się do limitu, a po jego wyczerpaniu asystentka wznawia działanie w kolejnym okresie limitu. Administrator konta może rozszerzyć asystentkę o płatny moduł Mivi+, w którym asystentka wykonuje pracę na danych Klienta w Aplikacji: przygotowuje projekty pism, ofert i raportów, sporządza analizy obejmujące wszystkie moduły Aplikacji i prowadzi rozmowy z długą pamięcią ich historii, przy wyższych limitach użycia. Mivi+ działa na zasadach opisanych wyżej, w tym w zakresie włączania przez Administratora konta i Użytkownika oraz danych, do których Użytkownik ma dostęp; projekty dokumentów przygotowane przez Mivi+ mają charakter pomocniczy i Klient sprawdza je przed wykorzystaniem. Opłaty za Mivi+ i jego dostępność w Okresie próbnym określają Warunki płatności.

§ 5. Wymagania techniczne

Do korzystania z Aplikacji potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki Chrome, Edge, Firefox albo Safari z włączoną obsługą JavaScript i plików cookie oraz aktywny adres e-mail. Funkcje wymagające położenia urządzenia (rejestracja obecności na projekcie) działają po udzieleniu przez Użytkownika zgody na dostęp do lokalizacji w przeglądarce telefonu.

Mivare informuje, że korzystanie z usług świadczonych drogą elektroniczną wiąże się z typowymi zagrożeniami sieci internet, w szczególności ze złośliwym oprogramowaniem, próbami wyłudzenia danych logowania (phishing) i przejęcia konta. Mivare nigdy nie prosi o podanie hasła w wiadomości e-mail ani telefonicznie.

§ 6. Zawarcie Umowy i Okres próbny

Umowa zostaje zawarta z chwilą ukończenia rejestracji Konta firmy, w tym akceptacji Regulaminu i Warunków płatności. Akceptacja Regulaminu obejmuje zawarcie Umowy powierzenia i akceptację SLA. Aplikacja zapisuje wersję zaakceptowanych dokumentów, datę i adres IP akceptacji.

Umowa jest zawierana na czas nieokreślony. Po rejestracji Klient korzysta z Okresu próbnego trwającego 30 dni, bez podawania danych karty płatniczej. W Okresie próbnym Aplikacja jest dostępna w pełnym zakresie, w tym moduł Mivi+ i moduły dodatkowe płatne osobno według cennika, bez opłat.

Po zakończeniu Okresu próbnego dalsze korzystanie z Aplikacji wymaga uruchomienia Subskrypcji. Jeżeli Klient nie uruchomi Subskrypcji, dostęp do Aplikacji pozostaje aktywny jeszcze przez 3 dni od zakończenia Okresu próbnego, po czym zostaje zawieszony, a Umowa wygasa po 30 dniach od zakończenia Okresu próbnego; do tego czasu Klient może uruchomić Subskrypcję i kontynuować pracę na swoich danych. Z końcem Okresu próbnego moduł Mivi+ i moduły dodatkowe wyłączają się samoczynnie, z wyjątkiem tych, które Administrator konta włączył odpłatnie w ramach Subskrypcji; dane utworzone przy ich użyciu pozostają dostępne do odczytu. Wyłączone moduły są płatne wyłącznie wtedy, gdy Administrator konta świadomie je włączy, na zasadach Warunków płatności.

§ 7. Konta i Użytkownicy

Administrator konta nadaje, zmienia i odbiera dostęp Użytkownikom oraz określa ich uprawnienia, w tym dostęp do kosztów i marż. Klient odpowiada za działania i zaniechania Użytkowników jak za własne.

Dane logowania są poufne i przypisane do jednej osoby. Klient zapewnia, że Użytkownicy nie udostępniają kont innym osobom, stosują silne hasła i niezwłocznie zgłaszają podejrzenie nieuprawnionego dostępu na adres support@mivarespace.com.

Aplikacja umożliwia włączenie uwierzytelniania dwuskładnikowego i wymaganie go od wszystkich Użytkowników Konta firmy. Mivare zaleca korzystanie z tej funkcji.

§ 8. Obowiązki Klienta

Klient zobowiązuje się korzystać z Aplikacji zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami, a w szczególności:

• wprowadzać wyłącznie dane, do których przetwarzania ma podstawę prawną, oraz wykonywać wobec swoich klientów, pracowników, architektów, partnerów i innych osób obowiązki informacyjne wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych;
• dbać o to, aby zdjęcia wnętrz, rzuty i inne pliki dotyczące mieszkań i domów klientów były wprowadzane i udostępniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji i za wiedzą klienta;
• korzystać z rejestracji obecności z położeniem urządzenia wyłącznie w zakresie dozwolonym przez prawo pracy i przepisy o ochronie danych, po poinformowaniu pracowników i współpracowników o celu i zakresie tego przetwarzania;
• udostępniać funkcje publiczne Aplikacji wyłącznie właściwym osobom i odbierać dostęp, gdy przestaje być potrzebny;
• uzyskiwać i dokumentować zgody wymagane do wysyłania wiadomości za pośrednictwem Aplikacji;
• nie wprowadzać do Aplikacji szczególnych kategorii danych osobowych ani danych dotyczących wyroków skazujących, chyba że strony uzgodnią to odrębnie;
• nie dostarczać treści bezprawnych ani oprogramowania złośliwego;
• nie podejmować prób obejścia zabezpieczeń, uzyskania dostępu do danych innych klientów, testów obciążeniowych ani testów penetracyjnych bez zgody Mivare;
• nie dekompilować, nie kopiować i nie odtwarzać Aplikacji, z wyjątkiem przypadków dozwolonych przez bezwzględnie obowiązujące przepisy;
• nie odsprzedawać i nie udostępniać Aplikacji osobom trzecim poza Użytkownikami Klienta i Osobami zewnętrznymi w zakresie funkcji publicznych.

Podatność bezpieczeństwa wykrytą w dobrej wierze Klient zgłasza na adres support@mivarespace.com, nie wykorzystując jej i nie ujawniając przed usunięciem.

§ 9. Obowiązki Mivare

Mivare świadczy usługę z należytą starannością, na poziomie określonym w SLA, i stosuje środki bezpieczeństwa opisane w Umowie powierzenia.

Mivare rozwija Aplikację i może zmieniać jej funkcje, wygląd i sposób działania. Zmiana, która istotnie ogranicza podstawowe funkcje objęte Subskrypcją, jest ogłaszana z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem; Klient może w tym czasie wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym i otrzymać zwrot opłaty za niewykorzystany, opłacony z góry okres.

Mivare udziela pomocy w korzystaniu z Aplikacji drogą elektroniczną na adres support@mivarespace.com, na zasadach SLA.

§ 10. Dane Klienta

Dane Klienta należą do Klienta. Mivare przetwarza je wyłącznie w celu świadczenia usługi, na podstawie i w granicach Umowy powierzenia, i nie wykorzystuje ich do własnych celów.

Klient w każdej chwili może pobrać kopię Danych Klienta za pomocą funkcji eksportu w ustawieniach Aplikacji (archiwum ZIP z plikami CSV i załączonymi plikami).

Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu Umowy Dane Klienta są przechowywane przez 30 dni, w czasie których Klient może wznowić usługę albo zażądać eksportu danych. Następnie Dane Klienta są usuwane, nie później niż 60 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia Umowy, a ich kopie znikają z kopii zapasowych w cyklu rotacji opisanym w Umowie powierzenia. Na żądanie Administratora konta, przesłane z adresu e-mail przypisanego do jego konta, usunięcie następuje w terminie 30 dni od potwierdzenia żądania.

Mivare przechowuje dłużej wyłącznie dane, dla których jest administratorem i których przechowywania wymagają przepisy albo które służą wykazaniu zawarcia Umowy, w szczególności dokumenty rozliczeniowe i zapis akceptacji dokumentów, na zasadach Polityki prywatności.

§ 11. Funkcje publiczne Aplikacji

Aplikacja udostępnia Osobom zewnętrznym funkcje bez zakładania konta:

• portal klienta: postęp projektu, pomieszczenia, zdjęcia, dokumenty i inspiracje oznaczone przez Klienta jako widoczne dla klienta, decyzje dotyczące wariantów materiałów i wyposażenia (wraz z ich cenami), zgłaszanie usterek ze zdjęciami;
• portal architekta: pomieszczenia, rzuty i zdjęcia projektu, do którego Klient zaprosił architekta, decyzje klienta, przesyłanie dokumentów i propozycji wariantów;
• portal partnera B2B: projekty przypisane partnerowi, zgłaszanie nowych zleceń remontowych z plikami, decyzje w projektach, do których Klient udzielił partnerowi upoważnienia, rozliczenie prowizji;
• status realizacji, akceptacja wyceny, zmiany zakresu lub protokołu odbioru oraz rezygnacja z wiadomości marketingowych.

Dostęp do tych funkcji wymaga linku wygenerowanego przez Klienta, z terminem ważności, oraz dodatkowej weryfikacji danymi znanymi uprawnionej osobie (w szczególności adresem e-mail i kodem projektu albo partnera). Klient decyduje o udostępnieniu funkcji, ich zakresie i wycofaniu dostępu i odpowiada za ich wykorzystanie wobec Osób zewnętrznych. Architekt widzi zdjęcia projektu niezależnie od oznaczenia „widoczne dla klienta”, które dotyczy wyłącznie portalu klienta.

Dane przekazywane przez Osoby zewnętrzne w tych funkcjach są Danymi Klienta. Ich administratorem jest Klient, a Mivare przetwarza je jako podmiot przetwarzający. Partner B2B, przekazując dane swoich klientów, potwierdza w Aplikacji, że ma do tego podstawę; Klient odpowiada za ustalenie z partnerem zasad tej współpracy.

§ 12. Prawa własności intelektualnej

Aplikacja, jej kod, projekt graficzny, dokumentacja i oznaczenia są chronione prawem i należą do Mivare lub jej licencjodawców. Na czas trwania Umowy Mivare udziela Klientowi niewyłącznej, niezbywalnej licencji na korzystanie z Aplikacji przez Użytkowników w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności Klienta, bez prawa udzielania sublicencji.

Prawa do zdjęć, rzutów, projektów i innych materiałów wprowadzonych do Aplikacji przysługują Klientowi albo osobom, od których je uzyskał; Klient zapewnia, że może je wprowadzać i udostępniać w Aplikacji.

Sugestie i uwagi dotyczące rozwoju Aplikacji przekazane przez Klienta Mivare może wykorzystać bez obowiązku wynagrodzenia, jeżeli nie zawierają Danych Klienta.

§ 13. Zawieszenie dostępu

Mivare może zawiesić dostęp do Konta firmy w całości lub w części:

• w razie braku płatności, na zasadach Warunków płatności;
• jeżeli jest to niezbędne do odparcia zagrożenia dla bezpieczeństwa Aplikacji, danych lub innych klientów;
• w razie rażącego naruszenia Regulaminu przez Klienta lub Użytkownika, po bezskutecznym wezwaniu do zaprzestania naruszeń, chyba że charakter naruszenia wymaga natychmiastowego działania.

Zawieszenie nie powoduje usunięcia Danych Klienta. Mivare informuje Klienta o przyczynie zawieszenia i przywraca dostęp niezwłocznie po ustaniu przyczyny.

§ 14. Rozwiązanie Umowy

Klient może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie: w ustawieniach Aplikacji (funkcja dostępna dla Administratora konta) albo przesyłając wiadomość z adresu e-mail Administratora konta na adres support@mivarespace.com. Wypowiedzenie jest skuteczne z końcem opłaconego okresu rozliczeniowego; zasady rozliczeń określają Warunki płatności.

Mivare może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia z ważnych przyczyn, w szczególności zakończenia świadczenia usługi, zmiany przepisów lub wymagań dostawców uniemożliwiających świadczenie usługi na dotychczasowych warunkach. W takim przypadku Mivare zwraca opłatę za niewykorzystany, opłacony z góry okres.

Mivare może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient rażąco narusza Regulamin i nie usunął naruszenia w terminie 7 dni od wezwania, albo jeżeli dostęp pozostaje zawieszony z powodu braku płatności dłużej niż 60 dni.

Klient może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadkach wskazanych w SLA i w Umowie powierzenia.

§ 15. Odpowiedzialność

Mivare odpowiada wobec Klienta za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z ograniczeniami wskazanymi poniżej, które strony uzgadniają jako przedsiębiorcy.

Mivare nie odpowiada za utracone korzyści ani za szkody pośrednie, w tym za utratę zysków, przychodów lub klientów.

Łączna odpowiedzialność Mivare z tytułu Umowy jest ograniczona do kwoty opłat zapłaconych przez Klienta za usługę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące szkodę. Za szkody powstałe w Okresie próbnym Mivare odpowiada do kwoty 500 zł.

Mivare nie odpowiada za szkody wynikające z treści i poprawności danych wprowadzonych przez Klienta, Użytkowników lub Osoby zewnętrzne, z decyzji podjętych przez klientów Klienta, architektów lub partnerów w funkcjach publicznych, z wycen, cen i parametrów wariantów przedstawionych przez Klienta, z działań osób, którym Klient udostępnił dane logowania lub linki do funkcji publicznych, z awarii sprzętu i łączy po stronie Klienta, z decyzji podjętych przez Klienta na podstawie raportów i wyliczeń Aplikacji ani z działania siły wyższej.

Ograniczenia odpowiedzialności nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie ani innej odpowiedzialności, której zgodnie z prawem nie można wyłączyć lub ograniczyć. Spółka nie posiada obecnie polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej.

§ 16. Reklamacje

Reklamacje dotyczące usługi Klient składa na adres support@mivarespace.com, wskazując Konto firmy, opis problemu i oczekiwany sposób rozpatrzenia.

Mivare rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania i przesyła odpowiedź na adres e-mail, z którego reklamacja została wysłana. Zgłoszenia awarii i błędów obsługiwane są dodatkowo na zasadach SLA.

§ 17. Zmiany Regulaminu i dokumentów

Mivare może zmienić Regulamin i dokumenty wymienione w § 3 z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usługi, zmiany dostawców, potrzeby poprawy bezpieczeństwa albo usunięcia niejasności.

O zmianie Mivare informuje Administratora konta pocztą elektroniczną i w Aplikacji co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie; zmiana wymagana przepisami prawa lub decyzją organu może wejść w życie w terminie przez nie wymaganym. Każda wersja dokumentu ma numer wersji i datę obowiązywania; poprzednie wersje są udostępniane na żądanie.

Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie. Dalsze korzystanie z Aplikacji po tym dniu oznacza akceptację zmiany.

§ 18. Postanowienia końcowe

Umowa podlega prawu polskiemu z wyłączeniem Konwencji Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowej sprzedaży towarów. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Mivare, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.

Regulamin jest udostępniany w językach polskim, angielskim, niemieckim, francuskim, hiszpańskim, włoskim i portugalskim. W razie rozbieżności między wersjami językowymi rozstrzyga wersja polska.

Strony porozumiewają się drogą elektroniczną. Oświadczenia Mivare kierowane są na adres e-mail Administratora konta, a oświadczenia Klienta na adres support@mivarespace.com.

Nieważność lub bezskuteczność jednego z postanowień nie wpływa na ważność pozostałych. W miejsce takiego postanowienia stosuje się regułę najbliższą jego celowi, dopuszczalną przez prawo.

Regulamin obowiązuje od 30 października 2026 r.