Informativa privacy Mivare Space. I vostri dati, i nostri obblighi.

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento dei dati personali descritti nella presente Informativa è MIVARE GROUP PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA con sede legale a Krasnobród (22-440 Krasnobród; l’indirizzo completo della sede è pubblicato nel Registro giudiziario nazionale polacco), iscritta nel Registro degli imprenditori tenuto dal Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy KRS, con il numero KRS 0001268091, NIP 9223092251, REGON 545767254, che opera con il marchio Mivare Space, di seguito «Mivare».

Contatto per questioni relative ai dati personali: hello@mivaregroup.com oppure per iscritto all’indirizzo della sede pubblicato nel Registro giudiziario nazionale polacco (KRS). Il responsabile della protezione dei dati non è stato nominato.

2. Ambito dell’Informativa

L’Informativa riguarda i dati di cui Mivare determina le finalità e i mezzi del trattamento in relazione al servizio Mivare Space: i dati delle persone che creano un Account aziendale e utilizzano l’Applicazione (Utenti), delle persone indicate per la fatturazione, delle persone che contattano l’assistenza, nonché i dati tecnici connessi all’utilizzo dell’Applicazione.

L’Informativa non riguarda i dati che l’impresa (Cliente) inserisce nell’Applicazione in merito ai propri clienti, ai loro appartamenti e alle loro case, ai dipendenti, ai subappaltatori, agli architetti, ai partner e ad altre persone (comprese le fotografie degli interni, le planimetrie, la registrazione delle presenze con la posizione del dispositivo all’inizio e alla fine del lavoro) né i dati forniti dai clienti dell’impresa, dagli architetti e dai partner nelle funzioni pubbliche dell’Applicazione (portale del cliente, portale dell’architetto, portale del partner, stato di esecuzione dei lavori, accettazioni). Titolare del trattamento di tali dati è l’impresa, mentre Mivare li tratta esclusivamente per suo conto, sulla base dell’Accordo sul trattamento dei dati personali Mivare Space (MSP-LEG-003). Gli interessati cui tali dati si riferiscono dovrebbero indirizzare le proprie richieste all’impresa; se una richiesta perviene a Mivare, Mivare la inoltra all’impresa.

I termini scritti con l’iniziale maiuscola hanno il significato loro attribuito nelle Condizioni del servizio Mivare Space (MSP-LEG-001).

3. Finalità, basi giuridiche e periodi di conservazione

• Registrazione, gestione dell’Account aziendale e prestazione del servizio (nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, se fornito, posizione, lingua, impostazioni dell’account): art. 6, par. 1, lett. b) GDPR nei confronti della persona che conclude il Contratto e, nei confronti degli altri Utenti, art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (interesse legittimo alla prestazione del servizio al Cliente). Conserviamo i dati per la durata del Contratto e fino alla cancellazione dell’Account aziendale alle condizioni delle Condizioni.
• Autenticazione e sicurezza (password in forma di hash, dati dell’autenticazione a due fattori, dispositivi attendibili, cronologia degli accessi e dei tentativi di accesso non riusciti, indirizzo IP, registro degli eventi nell’Applicazione): art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (interesse legittimo alla protezione dell’Applicazione e dei dati). Il registro degli eventi è conservato per il periodo impostato dal Cliente, da 30 a 180 giorni (per impostazione predefinita 90 giorni); gli altri dati sono conservati fino alla cancellazione dell’account dell’Utente.
• Elenco «Aperti di recente» (tipo e identificativo dei record aperti di recente dall’Utente e momento della loro apertura, senza il contenuto dei record): art. 6, par. 1, lett. f) GDPR (legittimo interesse a facilitare il ritorno al lavoro in corso). L’elenco è visibile solo a tale Utente; ogni voce è cancellata 90 giorni dopo l’ultima apertura del record e l’intero elenco immediatamente insieme all’Account aziendale.
• Registrazione dell’accettazione dei documenti (persona, impresa, documento e relativa versione, data, indirizzo IP): art. 6, par. 1, lett. c) e f) GDPR (dimostrazione della conclusione del Contratto). La conserviamo per la durata del Contratto e, dopo la cancellazione dell’Account aziendale, in archivio per 5 anni.
• Fatturazione, pagamenti e fatture (dati dell’impresa, numero di partita IVA UE e risultato della sua verifica nel sistema VIES, indirizzo e-mail per la fatturazione, cronologia dei pagamenti): art. 6, par. 1, lett. b) e c) GDPR. Conserviamo i documenti contabili per il periodo richiesto dalla normativa fiscale e contabile, di regola 5 anni dalla fine dell’anno civile in cui è scaduto il termine di pagamento dell’imposta.
• Gestione di segnalazioni, reclami e corrispondenza: art. 6, par. 1, lett. b) e f) GDPR. Conserviamo i dati fino alla conclusione della pratica e successivamente fino alla scadenza del termine di prescrizione dei diritti, non oltre 3 anni dall’ultimo contatto.
• Messaggi di servizio relativi al servizio (sicurezza, modifiche dei documenti, pagamenti, interruzioni tecniche): art. 6, par. 1, lett. b) e f) GDPR. Non inviamo agli Utenti comunicazioni commerciali senza un consenso separato.
• Accertamento, esercizio o difesa di diritti: art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, fino alla scadenza del termine di prescrizione.

Il conferimento dei dati è facoltativo, ma necessario per creare l’account e utilizzare il servizio. I dati degli Utenti diversi dalla persona che crea l’account sono forniti dall’Amministratore dell’account.

4. Destinatari dei dati

• Contabo GmbH (Germania): server dell’Applicazione, banca dati, archivio di file e copie di backup (Object Storage), data center nell’Unione europea; cifriamo i file e le copie di backup prima della scrittura; agisce in qualità di responsabile del trattamento.
• OVH Sp. z o.o. (gruppo OVHcloud): posta elettronica, domini e siti web di Mivare, data center nell’Unione europea; agisce in qualità di responsabile del trattamento.
• Mistral AI SAS (Francia, Parigi): predisposizione dei riepiloghi, delle risposte e delle bozze di documenti dell’assistente Mivi, esclusivamente negli Account aziendali in cui l’Amministratore dell’account l’ha attivata ed esclusivamente per gli Utenti che l’hanno attivata per il proprio account; agisce in qualità di responsabile del trattamento; le richieste sono trattate e conservate nell’Unione europea e non sono utilizzate per l’addestramento dei modelli; Mistral AI le conserva per un massimo di 30 giorni esclusivamente ai fini del rilevamento degli abusi, dopodiché le cancella.
• Stripe Payments Europe, Limited (Irlanda): gestione dei pagamenti dell’Abbonamento. Stripe riceve il nome dell’impresa, l’indirizzo e-mail per la fatturazione, il paese, la lingua e un identificativo tecnico dell’account; l’Amministratore dell’account inserisce i dati della carta direttamente sulla pagina di Stripe, e Mivare non li riceve né li conserva. Per i dati di pagamento, la prevenzione delle frodi e i propri obblighi di legge Stripe opera come titolare autonomo del trattamento sulla base della propria informativa privacy e, per il resto, come responsabile del trattamento. Stripe non riceve i Dati del Cliente.
• Commissione europea (sistema VIES): verifica del numero di partita IVA UE di un Cliente di un altro Stato membro dell’Unione europea, al fine di determinare il regime di imposizione.
• Ministro delle Finanze della Repubblica di Polonia (Sistema nazionale di fatturazione elettronica, KSeF): fatture emesse da Mivare per il servizio, nella misura richiesta dalla normativa in materia di imposta sul valore aggiunto; agisce in qualità di titolare autonomo del trattamento.
• Consulenti professionali (legali, fiscali, contabili) vincolati dall’obbligo di riservatezza: nella misura necessaria alla gestione della fatturazione e delle questioni legali.
• Autorità pubbliche: esclusivamente quando l’obbligo di comunicare i dati deriva da disposizioni di legge.

Mivare non vende dati personali e non li comunica a fini di marketing.

5. Servizi esterni

L’Applicazione non carica nel browser dell’Utente alcuna risorsa da server diversi da quelli di Mivare, a eccezione della pagina di pagamento di Stripe aperta dall’Amministratore dell’account al momento del pagamento. Le mappe dei progetti sono disegnate a partire da dati conservati sul server di Mivare, senza servizi cartografici esterni. I caratteri tipografici, le icone e le librerie dell’Applicazione sono caricati dal server di Mivare.

Nell’applicazione del dipendente il pulsante «Naviga» apre, solo dopo il clic dell’Utente, il servizio Google Maps con l’indirizzo o la posizione del progetto come destinazione del percorso. Da quel momento l’utilizzo di Google Maps avviene alle condizioni di Google; l’Applicazione non trasmette a Google altri dati.

L’Applicazione recupera i tassi di cambio lato server dalle tabelle pubbliche della Banca nazionale polacca (Narodowy Bank Polski) e direttamente dalla Banca centrale europea (tassi di riferimento); le richieste non contengono dati personali né dati dell’impresa.

L’Applicazione non utilizza strumenti di analisi, pubblicità o tracciamento. I dati giungono al servizio di intelligenza artificiale (Mistral AI) soltanto quando l’assistente Mivi è stata attivata dall’Amministratore dell’account per l’impresa e dall’Utente per il proprio account, e si tratta esclusivamente dei dati ai quali tale Utente ha accesso. Ciascun Utente decide autonomamente se utilizzare l’assistente e può disattivarla in qualsiasi momento nelle impostazioni del proprio account; l’ambito dei dati trasmessi è descritto nell’Accordo sul trattamento dei dati. Nel modulo Mivi+ la cronologia delle conversazioni dell’Utente con l’assistente è conservata nell’Applicazione per 90 giorni e l’Utente può cancellarla in qualsiasi momento.

6. Cookie e memoria del browser

L’Applicazione utilizza esclusivamente cookie necessari al suo funzionamento, che non richiedono il consenso:

• cookie di sessione dell’Applicazione (nome che inizia con «MIVARE»): mantenimento della sessione di accesso; eliminato alla chiusura del browser o al logout; non accessibile agli script, trasmesso esclusivamente tramite connessione cifrata;
• cookie di sessione delle pagine pubbliche (nome che inizia con «MIVARE» e termina con «PUBSESSID»): mantenimento dell’accesso al portale del cliente, dell’architetto o del partner, allo stato di esecuzione dei lavori o alle accettazioni dopo la verifica, per 30 minuti; eliminato alla chiusura del browser;
• mw_td: memorizzazione del dispositivo attendibile dopo l’autenticazione a due fattori, su richiesta dell’Utente; valido 30 giorni;
• mw_viewport: larghezza dello schermo, che consente di adattare il layout dell’Applicazione al dispositivo; valido 12 mesi; non contiene dati identificativi.

Nella memoria del browser (localStorage) l’Applicazione salva esclusivamente lo stato di espansione del menu laterale; tale informazione non viene trasmessa al server.

I cookie possono essere eliminati nelle impostazioni del browser; il loro blocco impedisce l’accesso all’Applicazione e l’utilizzo delle funzioni pubbliche.

7. Posizione del dispositivo e fotografie

L’Applicazione utilizza la posizione del dispositivo esclusivamente nella schermata di registrazione delle presenze dell’applicazione del dipendente, previa autorizzazione dell’Utente nel browser, per verificare se l’Utente si trova sul luogo dei lavori. Viene registrata una posizione all’inizio e una alla fine del lavoro; dopo la chiusura di tale schermata l’Applicazione non utilizza la posizione e tra tali operazioni non la registra. Questi dati sono Dati del Cliente e rientrano nell’ambito dell’Accordo sul trattamento dei dati.

Dalle fotografie caricate l’Applicazione rimuove i metadati, compresi la posizione, la data e i dati del dispositivo in essi registrati.

8. Trasferimento dei dati al di fuori dello Spazio economico europeo

Mivare tratta i dati descritti nell’Informativa su server situati nell’Unione europea. Stripe, in qualità di operatore di pagamento, può trasferire dati di fatturazione a società del proprio gruppo, tra cui Stripe, Inc. negli Stati Uniti, sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione europea (EU-U.S. Data Privacy Framework) e di clausole contrattuali tipo. Qualsiasi altro trasferimento di dati al di fuori dello Spazio economico europeo avverrà esclusivamente mediante un meccanismo conforme al capo V del GDPR, previo aggiornamento dell’Informativa.

9. Diritti degli interessati

Hai il diritto di accesso ai dati, di rettifica, di cancellazione, di limitazione del trattamento, alla portabilità dei dati, nonché il diritto di opposizione al trattamento basato sull’interesse legittimo. Se il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Le richieste vanno inviate all’indirizzo hello@mivaregroup.com. Rispondiamo senza ingiustificato ritardo, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta; nei casi giustificati il termine può essere prorogato conformemente al GDPR, e ne daremo comunicazione.

Hai il diritto di proporre reclamo al Presidente dell’Ufficio per la protezione dei dati personali (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Varsavia) oppure all’autorità di controllo dello Stato membro dell’Unione europea in cui risiedi abitualmente, lavori oppure in cui si è verificata la violazione.

10. Decisioni automatizzate

Mivare non adotta nei confronti degli Utenti decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente su di essi. La sospensione automatica dell’accesso dopo tentativi di pagamento non riusciti deriva dalle Condizioni di pagamento e riguarda il Cliente in quanto imprenditore; la decisione può essere chiarita in qualsiasi momento con l’assistenza.

11. Sicurezza

Mivare applica misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, in particolare la cifratura delle connessioni, la conservazione delle password esclusivamente in forma di hash crittografico, l’autenticazione a due fattori, la separazione logica dei dati di ciascuna impresa, la registrazione degli eventi, la cifratura dei file prima del loro salvataggio nell’archivio di file e le copie di backup cifrate conservate nell’Unione europea separatamente dal server dell’Applicazione. I dati cancellati dall’Applicazione restano nelle copie di backup per non più di 30 giorni, dopodiché vengono cancellati con la rotazione delle copie. La descrizione dettagliata è contenuta nell’Accordo sul trattamento dei dati (MSP-LEG-003).

12. Modifiche dell’Informativa

L’Informativa è aggiornata in caso di modifica delle modalità di trattamento dei dati, dei destinatari o della normativa. Informiamo gli Amministratori degli account delle modifiche sostanziali via posta elettronica e nell’Applicazione. La versione attuale è disponibile all’indirizzo https://mivaregroup.com/it/legal/space/privacy/

L’Informativa è resa disponibile in sette versioni linguistiche; in caso di discrepanze prevale la versione polacca. L’Informativa è in vigore dal 30 ottobre 2026.